Kernkonzepte

Einkauf

Einkaufslisten in Perumi anlegen, Mengen bestimmen, Listen bearbeiten und als Excel-Dateien exportieren.

Einkauf

Im Bereich Einkauf legen Sie Einkaufslisten für Ihr Restaurant an, strukturieren diese nach Märkten oder Lieferanten und exportieren sie bei Bedarf als Excel-Dateien.

Die Einkaufslisten organisieren Sie in Sektionen. Jede Sektion entspricht einer eigenen Einkaufsliste, zum Beispiel für einen bestimmten Supermarkt oder einen Lieferanten. Alle Artikel, die keiner Sektion zugeordnet sind, liegen automatisch in der Sektion Nicht zugeteilt. Diese Sektion bleibt immer bestehen und dient als Auffangliste für nicht zugeordnete oder verschobene Artikel.

Legen Sie idealerweise für jeden Markt oder Lieferanten eine eigene Sektion an. So behalten Sie bei der Bestellung den Überblick und können Ihre Wege beim Einkauf oder die Bestellungen pro Lieferant optimal planen.

Sektion hinzufügen

Legen Sie für jeden Markt oder Lieferanten eine eigene Sektion in der linken Sidebar an. Jede Sektion ist eine eigenständige Einkaufsliste, zwischen denen Sie schnell wechseln können.

Sektion in der Sidebar anlegen

Öffnen Sie den Bereich Einkauf.
Klicken Sie in der linken Sidebar auf den Button Neue Sektion.

Sektion benennen

Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel Metro, Gemüsehändler oder Getränkelieferant.
Strukturieren Sie die Namen so, dass Sie sie bei der Bestellung direkt zuordnen können.

Jede Sektion ist eine eigene Einkaufsliste. Legen Sie im Idealfall so viele Sektionen an, wie Sie unterschiedliche Märkte oder Lieferanten haben.

Sektion speichern und nutzen

Bestätigen Sie die Eingabe über das Häkchen.
Die neue Sektion erscheint in der linken Sidebar.
Nutzen Sie die Sidebar, um per Klick zwischen den Sektionen zu springen.
Neben dem Namen der Sektion sehen Sie die Anzahl der zugeordneten Artikel, sodass Sie den Umfang der jeweiligen Einkaufsliste sofort erkennen.

Einkaufsmenge bestimmen

Legen Sie fest, welche Mengen Sie für Ihre Artikel einkaufen möchten. Nutzen Sie dafür die automatische Berechnung mit Auto-Soll oder passen Sie die Werte manuell an.

Auto-Soll verwenden

Die Funktion Auto-Soll berechnet in der Spalte Zu kaufen automatisch die Differenz aus den Spalten Soll und Ist.

Auto-Soll im Listen-Kopf aktivieren

Öffnen Sie im Bereich Einkauf die gewünschte Sektion.
Klicken Sie im Kopfbereich der Liste auf die blau markierte Funktion Auto-Soll, um die Berechnung zu starten.

Berechnung von Auto-Soll nachvollziehen

Bei Auto-Soll trägt Perumi in der Spalte Zu kaufen den Wert Soll - Ist ein.

Beispiel:

Artikel: Tomaten
Ist (aktueller Bestand): 15 kg
Soll (gewünschter Bestand): 20 kg
Ergebnis in Zu kaufen: 5 kg

Wenn der Wert in Ist größer oder gleich dem Wert in Soll ist oder wenn kein Bestand hinterlegt ist, zeigt Perumi in der Spalte Zu kaufen keinen Wert an. In diesen Fällen besteht rechnerisch kein Einkaufsbedarf.

Die Funktion Auto-Soll überschreibt alle vorhandenen Werte in der Spalte Zu kaufen. Nehmen Sie manuelle Änderungen immer erst nach dem Ausführen von Auto-Soll vor und führen Sie Auto-Soll anschließend nicht erneut aus, sonst gehen Ihre manuellen Anpassungen verloren.

Einkaufsmenge manuell ändern

Passen Sie Bestellmengen gezielt an, wenn Sie von der Auto-Soll-Berechnung abweichen möchten oder einzelne Artikel anders disponieren wollen.

Artikel für Mengenanpassung auswählen

Suchen Sie in der geöffneten Sektion den Artikel, dessen Bestellmenge Sie ändern möchten.
Klicken Sie in der Zeile des Artikels auf ändern.

Menge in Zu kaufen anpassen und speichern

Tragen Sie die gewünschte Bestellmenge in der Spalte Zu kaufen ein.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit speichern.
Prüfen Sie, ob der neue Wert korrekt in der Liste übernommen wurde.

Einkaufslisten bearbeiten

Passen Sie bestehende Sektionen an, benennen Sie sie um, löschen Sie sie oder verschieben Sie einzelne Artikel zwischen den Listen.

Sektionen umbenennen oder löschen

Nutzen Sie das Menü mit den drei Punkten in der Sidebar, um eine Einkaufssektion zu bearbeiten.

Menü für Listenbearbeitung öffnen

Bewegen Sie den Mauszeiger in der linken Sidebar über die Sektion, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen der Sektion.

Sektion umbenennen

Wählen Sie im Menü den Eintrag umbenennen.
Geben Sie den neuen Namen ein, zum Beispiel wenn Sie den Markt wechseln oder Ihre Struktur anpassen.
Bestätigen Sie die Änderung, damit der neue Name in der Sidebar angezeigt wird.

Sektion löschen

Wählen Sie im gleichen Menü den Eintrag löschen.
Bestätigen Sie den Löschvorgang.

Wenn Sie eine Sektion löschen, verschiebt Perumi alle darin enthaltenen Artikel automatisch in die Sektion Nicht zugeteilt. Die Sektion Nicht zugeteilt dient als Auffangliste und kann nicht gelöscht werden.

Listen ein- und ausklappen

Blenden Sie die Inhalte einzelner Sektionen ein oder aus, um bei vielen Einkaufslisten die Übersicht zu behalten.

Listen über Pfeile steuern

Klicken Sie in der linken Sidebar auf die Pfeile links neben dem Namen einer Sektion.
Klappen Sie Sektionen ein, die Sie aktuell nicht benötigen, und öffnen Sie nur die Listen, die Sie gerade bearbeiten.

Artikel zwischen Sektionen verschieben

Ordnen Sie einzelne Artikel der passenden Sektion zu, damit sie in der richtigen Einkaufsliste erscheinen.

Artikel zum Verschieben auswählen

Suchen Sie in der aktuellen Sektion den Artikel, den Sie einer anderen Liste zuordnen möchten.
Klicken Sie in der Zeile dieses Artikels auf Verschieben.

Ziel-Sektion festlegen und prüfen

Wählen Sie in der Auswahl die Sektion aus, in die Sie den Artikel verschieben möchten, zum Beispiel von Nicht zugeteilt in Metro.
Bestätigen Sie den Vorgang.
Kontrollieren Sie, ob der Artikel nun in der gewählten Ziel-Sektion angezeigt wird.

Einkaufslisten exportieren

Exportieren Sie Ihre Einkaufslisten als Excel-Dateien, um sie an Lieferanten zu senden, intern zu teilen oder ausgedruckt beim Einkauf zu nutzen.

Export vorbereiten

Stellen Sie ein, welche Sektionen und Artikel im Export enthalten sein sollen und welche Informationen im Tabellenkopf der Excel-Dateien erscheinen.

Export im Bereich Einkauf starten

Öffnen Sie den Bereich Einkauf.
Klicken Sie unten links in der Sidebar auf den blau hervorgehobenen Button Exportieren.
Es öffnet sich ein Fenster mit den Einstellungen für den Export der Einkaufslisten.

Exportformat festlegen

Wählen Sie im Feld Format das gewünschte Dateiformat aus.
Perumi stellt hier das Format .xlsx (Excel-Datei) zur Verfügung und wählt es bereits vor.
Nutzen Sie dieses Format, um Listen an Lieferanten zu senden oder sie in Excel weiter zu bearbeiten.

Zu exportierende Sektionen bestimmen

Aktivieren oder deaktivieren Sie über Checkboxen die Sektionen, die Sie in den Export aufnehmen möchten.
Standardmäßig exportiert Perumi die Sektion Nicht zugeteilt nicht, damit Artikel ohne eindeutige Zuordnung nicht versehentlich an Lieferanten übermittelt werden.

Nutzen Sie die Auswahl, um gezielt nur die Einkaufslisten für Märkte oder Lieferanten zu exportieren, für die Sie tatsächlich eine Bestellung vorbereiten.

Lieferdatum pro Liste eintragen

Tragen Sie für jede ausgewählte Sektion optional ein Lieferdatum ein.
Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie kein konkretes Datum anzeigen möchten.
Das eingetragene Lieferdatum erscheint später im Tabellenkopf der Excel-Datei der jeweiligen Liste.

Artikelumfang über Bestellmengen steuern

Entscheiden Sie, ob Sie alle Artikel exportieren oder nur Artikel, für die eine Bestellmenge hinterlegt ist.
Standardmäßig berücksichtigt Perumi nur Artikel mit Bestellmenge, also nur Positionen, bei denen tatsächlich ein Einkauf nötig ist.
Deaktivieren Sie die Option Nur mit Bestellmenge, wenn Sie eine vollständige Übersicht aller Artikel der Liste exportieren möchten.

Stammdaten für den Tabellenkopf bearbeiten

Öffnen Sie über den Button Bearbeiten die Stammdaten für den Export.
Passen Sie Angaben wie den Namen des Restaurants oder zusätzliche Informationen für den Tabellenkopf an.
Die geänderten Stammdaten gelten einheitlich für alle exportierten Listen.
Lieferdatum und Stammdaten erscheinen gemeinsam im Kopfbereich der erzeugten Excel-Dateien.

Export ausführen und Dateien prüfen

Führen Sie den Export aus, entpacken Sie die erzeugten Dateien und prüfen Sie die Inhalte der Einkaufslisten.

Export starten und ZIP-Datei erzeugen

Klicken Sie im Exportfenster auf Exportieren, um den Vorgang zu starten.
Perumi erstellt eine ZIP-Datei mit allen ausgewählten Einkaufslisten als Excel-Dateien und startet den Download.

ZIP-Datei entpacken und Excel-Dateien öffnen

Öffnen Sie den Download-Ordner Ihres Computers.
Entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei.
Sie erhalten für jede ausgewählte Sektion eine eigene .xlsx-Datei.

Vollständigkeit und Angaben kontrollieren

Öffnen Sie die Excel-Dateien.
Prüfen Sie, ob alle gewünschten Sektionen als einzelne Tabellen enthalten sind.
Kontrollieren Sie insbesondere:
- ob die Artikel entsprechend Ihrer Auswahl aufgeführt sind (alle Artikel oder nur mit Bestellmenge)
- ob das Lieferdatum je Liste im Tabellenkopf korrekt angezeigt wird
- ob die Stammdaten im Tabellenkopf vollständig und richtig sind

Built with Documentation.AI

Last updated today